home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / office / vtr / instruct.com (.txt) < prev    next >
Encoding:
Graham's TXT2COM  |  1993-05-12  |  10.6 KB  |  183 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                           ***>  VTR 1.1  <***
  5.       ---------------------------------------------------------------
  6.                               DOCUMENTATION
  7.  
  8.  
  9.        (You may also read this file from DOS, it is in ASCII format
  10.                     as INSTRUCT.DOC, and .COM format as INSTRUCT.COM)
  11.  
  12.        
  13.       COPYRIGHT & REGISTRATION:
  14.  
  15.        REGISTRATION:
  16.  
  17.         This program is 'shareware', this means that although it IS
  18.         protected by copyright, you are permitted to share use and
  19.         copy it as desired EXCEPT: 1.) It must be copied IN FULL, with
  20.         all associated files, 2.) may not be altered in any way and 3.)
  21.         no fee may be charged except a nominal copying fee by shareware
  22.         distributors.
  23.  
  24.            However, if you like the program, you should support it
  25.            and the development of shareware by registering it with
  26.            the author. To register, send your fee of $10.00 in U.S. 
  27.            check or money order to the address below. If you have a
  28.            printer, print the included file INVOICE.DOC.
  29.  
  30.            If you include an additional $2.50 for shipping/handling,
  31.              (Total of $12.50 US. Check or Money order ONLY!!)
  32.            we will send you the newest version of the program as well
  33.            as a list of other software we offer.
  34.   
  35.                           * Eric Jarrett
  36.                           * P.O. Box 34749
  37.                           * Richmond, VA. 23234
  38.  
  39.          Please be sure to specify the program name, and where you
  40.          obtained your copy. (The BBS or catalog).
  41.          
  42.          
  43.          If you have a modem, you may either download our programs
  44.          or leave us a message at either of these BBS'S:
  45.          _________________________________________________________
  46.          |                                                       |
  47.          |   Blue Ridge Express(ERICJ Sub-Board): 804-790-1675   |
  48.          |                       Or                              |
  49.          |   Valhalla BBS.......................: 804-560-0701   |
  50.          |_______________________________________________________|
  51.  
  52.  
  53.       REQUIREMENTS:
  54.  
  55.        VTR should run fine on any system (IBM compatible) with 640K
  56.        of RAM (512 may be enough depending on your configuration), and
  57.        any color monitor CGA or better.
  58.  
  59.        A mouse is recommended, but not required...the program IS
  60.        keyboard-friendly. 
  61.  
  62.        I recommend running from a hard-drive, but there is no reason
  63.        aside from loss of speed that it should not run from a floppy.
  64.  
  65.       DESCRIPTION:
  66.  
  67.        VTR 1.1 is a program designed to aid in the record-keeping of
  68.        vehicle expenses and mileage for tax purposes or any other
  69.        reason.
  70.  
  71.        It will track up to 5 vehicles and it is easy to update the
  72.        expense catgories or mileages at any time. It also helps to
  73.        avoid some common error-keeping mistakes.
  74.  
  75.        There is also an option to print a Summary Report at any time
  76.        for any of the vehicles being tracked.
  77.  
  78.        We always recommend that records be kept on paper IN ADDITION
  79.        to any computer records for safety.
  80.        
  81.       
  82.       INSTRUCTIONS: 
  83.       
  84.         Although VTR is a very easy to use system, here are some
  85.         general instructions:
  86.  
  87.         Opening Screen:
  88.          
  89.          When the program begins you are presented with a menu. You
  90.          can either click on your choice with the mouse OR press the
  91.          number key corresponding with your choice.
  92.  
  93.          If you are running this for the first time, you will get a
  94.          message that "VEH.001" file contains no date, and telling
  95.          you to ADD a vehicle. This is the first thing to be done
  96.          and most of the other options will not be available until
  97.          you have entered data into the 'default' vehicle file, OR
  98.          if you have data in one of the other files, you can Load
  99.          that file.
  100.  
  101.          For ease of use, we recommend you always keep a vehicle in
  102.          "VEH.001" file. In this way, you will not have to always go
  103.          to the LOAD screen first.
  104.  
  105.         
  106.         Load/Add/Delete: (MAIN MENU CHOICE)
  107.  
  108.          At this screen you have the file names, next to which it will
  109.          tell you what vehicle (if any) is in each file. You will come
  110.          here for any of the three tasks listed in the sub-heading above.
  111.  
  112.          First, you will have to choose the task by pressing "L" for
  113.          Load, "A" for Add or "D" for Delete. Or use your mouse to
  114.          click on your choice of these.
  115.  
  116.          ADD:
  117.  
  118.          If Add is chosen, you will be asked for Vehicle Name, Expense
  119.          Categories to date, and Personal and Business mileages to date 
  120.          as well as actual vehicle mileage. Then you will be given the
  121.          option to save the file. You cannot choose which file the data
  122.          goes into...it automatically goes into the lowest number empty
  123.          file. The change will be reflected in the file status box.
  124.          Note that adding a vehicle does NOT necessarily LOAD that
  125.          vehicle.
  126.          
  127.          LOAD:
  128.  
  129.          If Load is chosen (and there is data in a file), you will be
  130.          asked to choose the file to load. You can click the file name
  131.          or press the number of the file (1-5). If there is data in the
  132.          chosen file, it will be loaded and you may leave here by
  133.          clicking "Exit" or pressing "E".
  134.  
  135.          DELETE:
  136.  
  137.          If Delete is chosen (and the file contains data), you will
  138.          be asked to choose which file to delete. Follow the same
  139.          instructions for choosing a file as in the above, and the file
  140.          will be removed permanently. Note that deleting a file does
  141.          NOT UNLOAD it if it is LOADED.
  142.  
  143.         
  144.         Add Expenses: (MAIN MENU CHOICE)
  145.  
  146.          Assuming you have loaded and/or added a vehicle, you can now 
  147.          choose Add Expenses from the Main Menu. 
  148.  
  149.          This will open a screen showing the three expense categories
  150.          with a box for each for New Expenses, and a box for YTD or
  151.          Current figures. 
  152.  
  153.          Simply enter any new amounts in the appropriate box, or just
  154.          press [ENTER] on an empty box to move to the next. Note that
  155.          you MAY add smounts in small increments and they will be
  156.          added each time you press [ENTER], until you press [ENTER]
  157.          with no amount in the box.
  158.  
  159.          When done with the last box, press [ENTER] on an empty box
  160.          and you will be prompted to SAVE your new figures.
  161.  
  162.         Add Mileage:
  163.  
  164.          The mileage calculator works much the same as the expense
  165.          calculator except that the first figure here to enter will
  166.          be your finishing mileage. This allows the program to check
  167.          your figures.
  168.  
  169.          As with expenses, you can add mileage in small amounts which
  170.          will incrementally be added to the total new miles, until
  171.          [ENTER] is pressed on a box with no number in it.
  172.  
  173.          Same Save prompt at the end.
  174.  
  175.         
  176.         View Statistics: (MAIN MENU CHOICE)
  177.  
  178.          If this item is chosen, you will be shown mileage stats
  179.          including miles just added, accumulated figures, and a
  180.          business use percentage.
  181.  
  182.  
  183.